LeanCoffee: Wissensaustausch leicht gemacht

Ein strukturiertes Format für ein unstrukturiertes Treffen: Mit der LeanCoffee Methode ist das kein Widerspruch.

LeanCoffee wurde 2009 von den beiden Agile Coaches Jim Benson und Jeremy Lightsmith entworfen. Per Aushang wird ohne vorab definierte Agenda eingeladen – die Themen bestimmen die Teilnehmenden zu Beginn des Treffens selbst. Damit möglichst viele Themen besprochen werden können, wird die Zeit pro Thema limitiert.

LeanCoffee Runden funktionieren am besten mit kleinen Gruppen von zehn oder weniger Personen. Wenn ihr mit größeren Gruppen arbeitet, könnt ihr sie in kleinere Gruppen aufteilen und separate Sitzungen durchzuführen.

Warum heißt die Methode „LeanCoffee?“

Lean lehnt sich an das Konzept des Lean Thinking an. Dabei geht es darum, Lernen und Eigenverantwortung zu stärken, den Blick für das Ganze zu schärfen und Verschwendung zu vermeiden. Das Wort Coffee steht für die lockere, informelle Atmosphäre – wie in einem Café – die man mit der Methode erreichen möchte. Daher sind Teilnehmende auch herzlich eingeladen, ihren Kaffee mitzubringen.

So geht LeanCoffee in eurer Organisation

#1 Einladung

Eine Einladung zum LeanCoffee beinhaltet lediglich Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer (in der Regel 1-2 Stunden). Bestenfalls gebt ihr einen Themenkomplex an, so dass Interessierte abschätzen können, ob das Treffen für sie passend ist. Wie die digitale Variante funktioniert, haben wir hier aufgeschrieben.

#2 Vorbereitung des Workshops

Das Treffen wird durch die Initiierenden oder vorher festgelegte Kolleg:innen koordiniert und moderiert. Für eine LeanCoffee Runde benötigt ihr ein Flipchart oder Brownpaper mit drei Spalten:

zu diskutieren | in Diskussion | diskutiert

#3 Sammlung von Themen

Im Anschluss erhält jede:r Teilnehmende Klebepunkte und kann mit diesen seine favorisierten Beiträge markieren. Es ist ausdrücklich erlaubt, einen Beitrag mehrfach oder seinen eigenen Beitrag zu bewerten. Aus den Punktzahlen ergibt sich eine Reihenfolge der Diskussionsthemen. Legt nun fest, wie lang ihr pro Thema diskutieren wollt (der Richtwert sind 10 Minuten) und haltet euch in der folgenden Diskussion daran.

#4 Priorisierung und Timeboxing

Im Anschluss erhält jede:r Teilnehmende Klebepunkte und kann mit diesen seine favorisierten Beiträge markieren. Es ist ausdrücklich erlaubt, einen Beitrag mehrfach oder seinen eigenen Beitrag zu bewerten. Aus den Punktzahlen ergibt sich eine Reihenfolge der Diskussionsthemen. Legt nun fest, wie lang ihr pro Thema diskutieren wollt (der Richtwert sind 10 Minuten) und haltet euch in der folgenden Diskussion daran.

Photo by Nathan Dumlao on Unsplash

#5 Ablauf der Diskussion

Der oder die Moderator:in verschiebt die zu diskutierenden Fragen in die nächste Spalte (in Diskussion). Die jeweiligen Fragesteller:innen beschreiben nochmals den genauen Hintergrund ihrer Frage. Während der Diskussion achtet die Moderation auf die Zeit. Die Diskussion endet mit der Abstimmung über das weitere Vorgehen: .

#6 Gestaltung der Abstimmung

Die jeweilige Diskussionszeit endet mit einer kurzen Abstimmung per Handzeichen: Soll weiter über diese Frage gesprochen werden oder ist diese fertig diskutiert? Im Vorhinein solltet ihr mit der Gruppe festlegen, ob die Entscheidung per Mehrheit oder Veto-Entscheid erfolgen soll. Beim Veto-Entscheid reicht eine einzige für das Ende der Diskussion votierende Stimme, um die Diskussion während des Treffens zu beenden.

Kommt es zu einer Verlängerung, beginnt je nach Vereinbarung ein neues Zeitfenster mit a) identischer Dauer oder b) verkürzter Dauer (zum Beispiel die Hälfte der ursprünglichen Timebox). Auch nach einer möglichen zweiten Runde folgt eine Abfrage. Fällt das Votum erneut zugungsten einer Verlängerung, sollte das Thema in einem separaten Meeting erörtert werden. Damit weitere Themen im Rahmen des Treffens behandelt werden können, wandert die Moderationskarte in „diskutiert“ oder alternativ in eine separate Spalte „separates Meeting“.

Repeat

Ab jetzt geht es wieder zurück zu #4. Die Moderation schiebt die zweite Themenkarte in die Spalte „in Diskussion“ und diese startet. So geht es weiter, bis die Zeit des Treffens vorbei ist. Plant je nach Länge des Treffens kurze Pausen ein!

Was ist der Vorteil von LeanCoffee?

Meetings sind oft zeitaufwändig, unproduktiv und nicht zielführend, wenn es keine klaren Ziele oder eine klare Agenda gibt. LeanCoffee greift die Nachteile schlechter Meetings auf und dreht sie ins Positive: Es entsteht eine einfache, leicht umzusetzende und auf das Wesentliche reduzierte Herangehensweise an Fragen. Ohne großes Regelwerk wird in angenehmer Atmosphäre kollegiale Beratung und Wissenstransfer möglich

Das braucht ihr für eine LeanCoffee Session

• Eine Person, die einlädt und moderiert
• Ein Plakat (Ort, Datum, Uhrzeit, Dauer, Themenkomplex) fürs Schwarze Brett,
• Einen Raum mit Sitzgelegenheiten,Brownpaper
• Post-Its und Stifte
• Ggf. eine große Stoppuhr

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Erstveröffentlichung am 20. Dezember 2019: D3-so geht digital