KURZER EINWURF #11

Alle 14 Tage durch Jens Dreesen

RECHNUNG BITTE

Der Herbst bringt nicht nur bunte Blätter und Kürbissuppe, sondern für viele auch den alljährlichen Berichtswahnsinn. Das Jahr neigt sich dem Ende zu und für viele Projekte stehen die Förderabrechnungen an. Belege müssen sortiert, Tabellen erstellt und Texte geschrieben werden. 

Viele Projektmitarbeiter*innen ziehen sich in dieser Zeit zurück und verbringen Stunden und Tage vor dem Rechner. Nicht selten werden die Versäumnisse des stressigen Projektalltags sichtbar. Rechnungen sind verschwunden, Belege falsch ausgefüllt oder Unterschriften fehlen.

Viel Zeit und Energie geht verloren. Selbst erfahrene Projektmitarbeiter*innen bringt diese Arbeit an ihre Grenzen. Oft wird die Arbeit am Wochenende erledigt, weil man nur dann die nötige Ruhe hat.

Dass Förderorganisationen wissen wollen, wie und wo ihr Geld eingesetzt wird, ist verständlich und ihr gutes Recht. Vor allem, wenn es Steuergelder sind. Und ich halte es auch für sehr wichtig, am Ende eines Projektes “Bilanz zu ziehen”. 

Dennoch bin ich der Meinung, dass sich hier dringend etwas ändern muss. Niemand – weder die geförderte Organisation noch die Förderorganisation – kann ein Interesse daran haben, dass so viel Zeit in die Abrechnung von Projekten investiert wird. Schließlich sind das wichtige Ressourcen, die an anderer Stelle fehlen. 

Es gibt Ansätze, Projekte effizienter zu dokumentieren bzw. auszuwerten. In England nutzen viele Community-Projekte eine App, mit der bei jedem Training Teilnehmerzahlen, Wirkungsindikatoren und Fotos erfasst und aufbereitet werden können. Diese Daten können regelmäßig mit dem Partner ausgetauscht werden. Und der Projektabschluss ist quasi auf Knopfdruck möglich.

Natürlich sind Apps nicht die Lösung. Am Ende geht es um Vertrauen und Partnerschaft. Beides entsteht bei Projektbesuchen und regelmäßigen Statusgesprächen. Dann brauche ich als Förderorganisation auch keinen langen Bericht und keine umfangreiche Abrechnung.

Klar, auch das bindet wichtige Ressourcen auf beiden Seiten. Aber erstens entsteht so ein stärkeres Miteinander. Und zweitens werden so aus nüchternen Zahlen wertvolle und greifbare Erkenntnisse. Was wiederum für beide Seiten viel befriedigender ist.

Und dann kann der Herbst in Zukunft eine Zeit der guten Gespräche werden – statt Belege sortieren und Berichte schreiben, persönlicher Austausch bei Tee und Keksen. 

Dazu bedarf es einer gemeinsamen Anstrengung. Aber es lohnt sich – für weniger Stress und mehr Zeit für die Dinge, die wirklich zählen.