im Detail

Der Verwendungsnachweis – Engagement Dock

10. April 2024

Dieser Beitrag legt nahe, wofür der Verwendungsnachweis gut ist und worauf Du beim Erstellen eines Verwendungsnachweises achten solltest.

Der Verwendungsnachweis ist für Förderer wichtig, da er unter anderem sicherstellt, dass die Fördermittel gemäß den Vereinbarungen und Zwecken des Förderprogramms verwendet wurden. Zudem dient er der Überprüfung, ob die Projektziele erreicht wurden, und ermöglicht eine Bewertung der Qualität des Förderpartners.

Der Verwendungsnachweis ist nicht nur für Förderer, sondern auch für die Projektträger wertvoll: er hilft dabei, den Projektfortschritt zu überprüfen, die erreichten Ziele zu reflektieren und zukünftige Projekte zu planen. Zur Erreichung dieser Ziele ist der Sachbericht (qualitativ) und der zahlenmäßige Nachweis / die Abrechnung (quantitativ) zu den geförderten Projekten von Bedeutung.

Was gehört in einem Verwendungsnachweis? Worauf sollte man achten?

• Der Sachbericht: Im Sachbericht werden die geleistete Arbeit und die erreichten Ergebnisse des Projekts dargestellt. Außerdem sollte der Projektverlauf sachlich und mit einer klaren Struktur erläutert werden. Oft stellen die Förderer Vorlagen zur Verfügung. Falls keine Vorlage vorhanden ist, kann der Sachbericht wie folgt strukturiert werden:
• Titelseite: Auf der ersten Seite des Sachberichts gehören Informationen wie der Projekttitel, die Projektlaufzeit und die Kontaktdaten der Ansprechperson. 
• Projektumsetzung: An dieser Stelle können unter verschiedenen Untertiteln die Fortschritte des Projekts beschrieben werden. Zum Beispiel kann die Motivation zur Durchführung des Projekts erläutert und die Projektergebnisse detailliert dargestellt werden. Außerdem ist es wichtig, die Reichweite des Projekts zu dokumentieren, z.B. durch Angaben zu Veranstaltungen und Teilnehmerzahlen. Es ist empfehlenswert, möglichst viele Aussagen mit Fakten und Zahlen zu belegen und die Öffentlichkeitsarbeit zu reflektieren, indem darüber berichtet wird, wie das Projekt die Zielgruppe erreicht hat und welche Methoden dafür verwendet wurden. Auch etwaige Änderungen, Probleme und Störungen im Projektverlauf sollten benannt werden. Lösungsansätze sollten mitgeteilt werden. Abweichungen zwischen dem bewilligten Projektantrag und dem Projektergebnis sollten ebenfalls erklärt werden.
• Fazit und Ausblick: Im Fazit und Ausblick sollten die gewonnenen Erkenntnisse / „Lessons Learned“ für das nächste Projekt festgehalten und ein Ausblick gegeben werden, was nach dem aktuellen Projektabschluss geplant ist.
• Zahlenmäßiger Nachweis / Abrechnung: In diesem Teil des Verwendungsnachweises werden die Einnahmen und Ausgaben dokumentiert. Oft stellen die Förderer Vorlagen zur Verfügung. Falls nicht, kann der bewilligte Finanzplan angepasst und für die Abrechnung verwendet werden.

Bei der Abrechnung ist es wichtig, den Finanzplan, der mit dem Projektantrag eingereicht und bewilligt wurde, zu überprüfen. Anschließend müssen dem Förderer in der Abrechnung die tatsächlich ausgegebenen Kosten mitgeteilt werden. Etwaige Abweichungen müssen erklärt werden. Zudem müssen bei den meisten Förderern die Kosten nachgewiesen werden, entweder durch eine Belegliste oder durch originale Belege bzw. Kopien. Solche Informationen sollten rechtzeitig mit dem Förderer geklärt werden.

Worauf sollte man noch achten? Es ist wichtig folgende Informationen vor oder während der Verfassung des Verwendungsnachweises zu sammeln:

• Was genau erwarten die Förderer in dem Verwendungsnachweis?
• Gibt es konkrete Vorlagen?
• Bis wann soll der Verwendungsnachweis eingereicht werden?
• Soll er per E-Mail, online oder per Post eingereicht werden?

Zudem ist es sinnvoll das Dokument Korrekturlesen zu lassen und Feedback einzuholen bevor der Verwendungsnachweis eingereicht wird.

Der Artikel wurde im Original veröffentlicht vom Engagement Dock (Urheber*in). Engagement Dock ist eine Beratungsstelle der Bürgerstiftung Hamburg für engagierte Initiativen und Vereine. Wenn deine Organisation also aus Hamburg kommt, können die Angebote von Engagement Dock auch für Dich hilfreich sein.

Hier gehts zur Erstveröffentlichung des Artikels.